條列式報告、太多動畫都 NG?貝佐斯:開會用 Word 比簡報更有效率! 2022/05/26 佐藤將之 日本亞馬遜創始成員 亞馬遜除了網路商務,還跨足 Kindle 電子書、影音平臺、雲端運算服務(AWS)、無人商店,至今仍持續開發並同步展開多種事業,各式短期、長期、跨部門企畫不斷增加,但還是能快速取得巨大成效。 到底這些企畫如何有效率地發想、定案,又如何穩步開展?關鍵就在於亞馬遜特殊的開會方法,以及背後反映的管理風格與領導守則。 禁止條列式報告,必須寫出能當場讀懂的文章 最常見的會議報告,就是 PPT 簡報裡以條列式註明要點的形式。非常多企業及團體採用這個方式。 然而在亞馬遜則幾乎看不到 PPT 或條列式的會議報告,這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事形式書寫。通常是以 Word 製作,印好之後在開會時發放。 這份報告通常在開會前或會議時才發放,所以無法要求與會人員事先讀過報告。因為報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。 為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或 PPT 簡報當作會議報告呢?原因是一旦以重點條列的方式來寫,閱讀時容易因人而異,產生不同詮釋。 另外,發表者也常會穿插說明種種想法及研究,日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回想上週開會的內容。 這個缺陷在重點條列的 PPT 更加明顯。例如 PPT 上寫著「提供最佳的顧客體驗」,簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標,而所有與會人員也都聽到了,但日後重新檢視這份報告,或是其他沒有與會的人看到這份報告,又會是什麼情況呢?通常會發生「我記得說了這樣的內容吧?」「要表達的應該是這個意思吧?」等任意解釋的情況,難以絲毫不差地接收報告原本的訊息。 這些誤解,即使一開始只是小小的偏差,卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距,最後造成難以修正的巨大偏離,無法達成預定成果。 在小規模的組織中,每天見得到彼此,能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法,應該比較不會發生這樣的問題,但是隨著組織規模變大,彼此的狀況不再那麼顯而易見,無法頻繁地一一確認。 貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件,因此條列式所衍生的問題,他應該比其他人更感到困擾吧? 除了內容會偏離以外,PPT 條列式報告還有一個問題。 要寫好幾頁的文章,是相當勞心勞力的工作,條列式的 PPT 比較容易立刻完成。不需要在意頁數,把想到的內容列舉在投影片上,開會當天再一邊播放投影片,一邊加上適度的口頭說明即可。換句話說,有可能是急就章而完成報告。 但是,要好好寫出一篇文章,在閱讀時能夠前後邏輯一貫,避免自相矛盾,必須從一開始就掌握住一致性。因此,必須反覆推敲斟酌,使用正確資訊並重複校對。想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲的過程,因而制定這個規則。 亞馬遜會議重要的是報告內涵,而不是外觀 此外,為了使 PPT 看起來美觀,很多人會花心思加入動畫效果。就算只是條列文字,也可以藉由動畫吸引觀看者的興趣。但原本就很厭惡做白工的貝佐斯,覺得加這些動畫只是浪費心力。 因為亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告,所以理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。 延伸閱讀:會議一片死寂、浪費時間,主管怎麼救?我在亞馬遜學到的 3 方法 剛開始禁止條列式報告時,多數員工原本就太擅長寫文章,據說連貝佐斯也常抱頭苦思。後來在錄用新進員工時,文章寫作能力就成了篩選條件之一。 被錄用的人,從日常的實際工作中,參考其他人寫的文章,透過重複書寫練習,來熟練身為亞馬遜人必要的文章寫作能力。 (本文出自《亞馬遜會議》,三民出版) 青蛙和晨雞
小楊是公司資深員工,有經驗也有專業,個性爽快、使命必達,唯一的問題是脾氣衝了一點,還有點「大砲」特質,凡事不吐不快,在工作中,有時得罪人不自知。 熟識他的同事有時也會提醒他收斂一點,但他總說,「對就是對、錯就是錯,我不會輕易妥協。」 不久,小楊的主管退休,新主管是董事長剛從美國學成歸國的兒子。「小楊是部門最資深的員工,你要多跟他學習。」當著大家的面,董事長要兒子多跟小楊學習,大家都知道是客套話,唯獨小楊不這麼想,心中還有絲絲的得意,覺得自己是公司重要成員。 某天,小老闆正在跟其他同事討論事情,小楊在一旁聽著,忍不住插話,「小老闆,我要是你,我不會這麼做。」 「喔,那你會怎麼做?」 「我會…。」一次、兩次、三次,小楊常常不自覺的在小老闆跟其他人談話時提供意見,他認為,知無不言,才不辜負董事長對他的期待。 很快的,一年過去了,董事長召集各部門主管開會,討論公司組織重整規畫,這當中包含人事精簡計畫,小楊被列在優退人選名單中。 「你做這決定的想法是什麼?」董事長問小老闆。」 小老闆回說,「報告董事長,池塘的青蛙日夜都在叫,自己弄得口乾舌燥,人們聽的也厭倦至極。晨雞黎明按時啼叫,就那麼一兩次,天下不都被叫醒了嗎?我的團隊需要晨雞,不需要青蛙。」 證嚴上人靜思法語:「話多不如話少,話少不如話好。」 Talking more is worse than talking less, talking less is worse than talking good words. 說「有建設性」的話2021/12/22
日常生活中,舉手投足,開口動舌,無不是業。要怎麼修改自己習性?證嚴上人教導弟子,修心養性要從日常生活開始。 靜思精舍德晴師父也以社區慈誠委員的共識為例,遇到意見不同的時候,雖然彼此都有人文而輕聲細語,但總有言者無心,聽者卻憂心不知如何是好的情形。 「有一位桃園的委員師姊,在歲末溫馨座談時分享,自己受證走入慈濟以後,發生了很多事情,心解不開,『誰說我怎麼樣、誰對我不滿意、我什麼不該做、我什麼做過頭,讓大家有很多意見,我真的很苦惱,我真的很辛苦……』她的心好像創傷嚴重,透過品書會思惟修,才慢慢理解佛陀教育的真理。」 接觸了慈濟,參加見習、培訓到受證,都是很歡喜,也很樂於參加各項活動,為什麼會變得滿心苦惱呢?德晴師父解釋,原來一開始,有資深委員呵護著,只要跟著做、配合就好,所以可以做一個快樂的志工;當開始擔負起幹部責任以後,不只要配合別人,接受了任務和使命,還要再分派給大家。 德晴師父說,這時候問題就開始來了,人跟人之間經驗看法各有差異,所以一個剛進入慈濟的新幹部,更需要有佛法來開闊心胸,否則就會如這位委員師姊所說,「心裡好像創傷嚴重」, 所以我們做慈濟以外,還要法入心,身心才能調和。 德晴師父也提醒,如果常常都有憤世不平的心態,我們自己就要注意了。 「有的人喜歡聽好話,一做好事就要人家讚歎,要人家鼓掌,這是因喜歡而執著,所以喜歡可能會變成執迷不悟;同樣的,如果常常埋怨,也會累積成是非煩惱,會鬱悶在心裡。」 在修行跟修養中,要怎麼省思內行呢?德晴師父引用上人開示:「說有『建設性』的話;『不實』的話不說;『好話』才說,『壞話』就不應該說。」 德晴師父強調:「當我們省思這些話的時候,就會發覺,有些話真的不必說出口,而且日常生活中,一定也要以此為戒,還要努力保持平和安寧的心境,不能動不動就亂發脾氣,這些行為不只對別人造成傷害,對自己也是心傷啊! 而且各種境界現前時,只要懂得過濾,就會知道什麼是應該做的,認真去做就對了;什麼是不應該做的,就要趕緊從內心清除。」 德晴師父進一步說,心要如佛性一樣寬容,要常常心寬念純,才不會那麼容易忿怒,無法平復自己的心。 「我常常看到有些人,其實不是心不好,但就是急性子,所以對周圍互動的人,常常抱持著不耐煩。又因為別人無法配合他,或是不照著他的節奏,就很容易發怒,也很容易誤解別人的意思,當別人話還沒講清楚,他就已經有了下一個反應或判斷,所以很難平心靜氣聽別人講話,甚至是包容別人的慢動作。」 「我們要如何能端端正正,讓人看了就歡喜呢?」德晴師父說,上人教導我們:「說話要柔軟,見到人面容要微笑。說話要細心、軟語,對人要柔和善順,來生才能端正,這輩子與人結很多好緣,來生人家看到你,就自然起歡喜心。」 「脾氣平和,自心即是淨土;天氣、地氣平和,人間即是淨土。」德晴師父強調,好脾氣成就好人緣,希望人人都有好脾氣,以便互相能夠來成就好人緣;以歡喜心來面對所感受的境界,培養善解的心,就不易被境界誘導而發脾氣。 (德晴法師 志工早會開示) 20211218 記錄:魏玉縣 好話壞話只在一念之間
有個丈夫跟太太親熱,撫摸著太太,很有情趣地讚美:「妳的皮膚摸起來真細,絕不像四十歲的女人。」 太太笑:「是啊!最近摸過的人都這麼說。」 『啪!』一記耳光。丈夫吼道:「妳最近讓多少人摸過?妳老實招來!」 太太摀著臉,哭著喊:「大家是這麼說啊!每個護膚中心的小姐都這麼說。」 這是真事,但是怎麼看都像笑話對不對?問題是,當你細心觀察就會發現,我們週遭充滿這樣的笑話。 只因為一句話沒說對,就把喜劇變成了悲劇,把眼看就要辦成的好事變成了壞事。 「話」人人會說,只是不見得人人會說話;有話好說,只是不見得人人說好話。 不說好話的道理很簡單──因為他沒有多想一想。 最近我有個朋友,在他新居的後院搭了間工具房。 那工具房是買現成的材料,再自己拼裝的,專門用來放剪草機、鏟子、鋤頭這些整理花園的工具。 可是我這朋友興高采烈地才拼裝到一半,他的鄰居竟然隔著牆喊:「你亂蓋房子,是違法的。」 我這朋友氣極了,跑到建管處去問,得到的答案是蓋十呎乘十呎以內的工具屋,不違法;只有超過,才違法。 他回去量了量自己買的工具屋,是十呎乘十二呎,多了兩呎,於是拿去退掉,換成合法的尺寸。 工具屋搭好了,他跑來對我說:「我非要去糗糗我那鄰居不可,我要告訴他中國人不好欺負,我去政府單位問過 了,現在搭的絕對合法,歡迎他去告!」 「你何必這麼說呢?」我勸他:「您何不換個方式,對他說『真是謝謝你,幸虧你提醒我,不然我的工具屋多了兩呎,因為違法得拆除,就白蓋了。』 你不是照樣讓他知道你去問過政府單位,現在是合法建築了嗎?」 朋友想了想,覺得有理,照辦了。結果不但沒有得罪鄰居,還交上了好朋友。 再說個故事。 有個人和他太太為了一點小事吵架,要離婚,起因居然不但不是壞事,還是好事。 那一天,他太太買到一條上好的石斑魚,特別打電話到辦公室:「你離開辦公室的時候,打個電話回來,我好下鍋蒸,這石斑魚,多一分鐘少一分鐘都不成。」 那太太想得很好,丈夫出門,她蒸魚,丈夫進門,正好上桌。 偏偏她丈夫下班的時候,才打完電話,說要出門了,就碰上個客戶突然造訪,耽誤了二十分鐘。「糟了!」送走客戶,丈夫心想,趕緊又撥個電話回家:「對不起,臨時有事,現在才能走。」 太太一聽,在那頭跳了起來:「什麼?你還在辦公室?你不知道魚涼了不好吃嗎?你知道這條石斑魚多少錢嗎?」 丈夫沒多吭氣,匆匆忙忙開車回去,一路想,一路急,加上晚了,餓,胃都急疼了,路上還差點撞了人。進門沒好氣地說一句:「魚涼了就涼了嘛!熱熱不就得了?」 太太也沒好氣:「你是沒命吃好魚,以後給你吃涼的。」 兩個人當然「吵翻了」,拉開嗓子吼,把孩又都嚇哭了,一條好好的石斑魚,放在桌上,誰都沒吃,還差點離了婚。 你說,他們是會說話嗎? 如果那作太太的,能像我那搭工具屋的朋友,換個角度說:「別急!別急!魚涼了,微波爐熱一分鐘就成了,開車小心點,我們等你。」 那丈夫不是會感激老婆的體貼嗎? 會說話與不會說話,常在那一念之間。 一念之間,他懂得忍、懂得退一步想,想想壞話怎麼好說,狠話怎麼柔說,就可能有個喜劇的結局。 那一念之間,他毫不考慮地脫口而出,則可能是個悲劇的結尾。 雖然許多人讚美我口才好,但是我從不這麼認為,而且覺得自己年輕的時候總是說錯話。即使到今天,我每天晚上還是常把白天說的話想一想,檢討一下,是不是有不妥當,或者「有更好的說話方法」。 正因此,在這本書裡我提出的案例,都是最真實的,發生在大家身邊的小事。而由那些小事裡,常能見到大學問;由那些簡單的話語中,常能觸及心靈的深處。 劉墉 證嚴上人靜思法語:「脾氣嘴巴不好,心地再好也不能算好人。」 |