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永遠覺得你的工作處理不完嗎？順利成章地加班，連周末也來公司報到，只因為昨天事情做不完只好拖到今天、明天、大後天？其實，當你陷入這種惡性循環時，不應該一味地埋頭苦幹，你需要的可能只是一些簡單的小工具！ 1. 利用自動化小助理來幫助你規劃行程 如果你的時間很緊湊，且經常需要東奔西跑，那麼事前把行程規畫好，可以幫助你省下很多的時間！當然，並不是每個人都有預算再請一位貼身秘書，因此利用你隨身攜帶的手機或是筆電作為輔助工具會是個好點子，有些應用程式可以依據你的個人偏好設定，追蹤你的代辦事項、捕捉你的所在位置，並且提醒你日曆上的活動。 善加利用這些可攜式電子設備，可以提升你的機動性與靈活度，應付不同的突發狀況，進而省下更多時間。 2. 將某些工作外包 與上一點類似，當你的職位愈來愈高，你的重點就不應該放在瑣碎、繁雜的任務上，而是應該轉移重心在大事上面，將較繁瑣的任務交給你的助理吧！當然，如果你請不起一個助理，事務也並非常態性，可以在較忙碌的時候花點小錢，將工作外派。 3. 靈活運用可辦公的空間 為了和客戶會面、去其他部門開會或是到外地出差，需要在不同地點之間往返，有時候還得等待對方、甚至在外地某個定點待命，，而這之中所花費的時間累計下來也是很驚人！如果能事先得知附近可以處理工作的辦公空間，讓你在等待的時候，可以善用零碎的時間把任務處理完，或者多做些額外的工作，也能達到節省時間的效果。 4. 別忘記回覆重要郵件 要一直追蹤電子郵件、回覆每一個重要訊息是件累人的事，也是一場無止盡的長期抗戰。但是無論是你或對方，只要漏看了一封信件，可能就錯過了一個重要的機會！ 善用管理工具會是明智的選擇。比方說，Boomerang是一款適用於Gmail的Chrome應用程式，它可以確保你的所有電子郵件都及時得到回覆，幫助你管理你的現有客戶及潛在客戶。 5. 使會議前置作業自動化 開會已經是件耗時甚鉅的工作，如果你發現，連會議之前的前置工作也花費了你不少時間，就該開始思考解決方案了！ 若你們的會議是例行性的，可以先制定好固定的作業流程與文件模組，再視開會的內容修改細節；如果你們的會議內容與當今時事、產業新聞有關，可以善用應用程式，讓你們追蹤的網頁可以顯示在某個看板上，你只需在開會前閱讀看板或滑手機即可。 參考來源：Inc. 
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《走最短的路？還是走最快的路？》 有一天，一個小職員正在趕著上班，這天他的公司有一個很重要的會議，會議中的表現關乎到他能否升職，所以不能遲到。 無奈他的鬧鐘卻在今晨壞掉了，最糟糕的是還有二十分鐘會議便要開始了。 小職員唯有改乘計程車，希望能趕得及參加會議。 好不容易才給他截到了一輛計程車，匆匆忙忙上車後，他便對司機說：「司機先生，我很趕時間，拜託你走最短的路！」 司機問道：「先生，是走最短的路，還是走最快的路？」 小職員好奇地問：「最短的路不是最快的嗎？」 「當然不是，現在是繁忙時間，最短的路都會交通擠塞。你要是趕時間的話便得繞道走，雖然多走一點路，卻是最快的方法。」聽見了司機的話，小職員最後還是選擇走了最快的路。 途中他看見不遠處有一條街道交通擠塞得水泄不通，司機解釋說那條正是最短的路。司機所言沒差，多走一點路果然暢通無阻，雖然路程較遠，卻很快便到達目的地。 小職員最終也趕得上會議，還升了職當部門主任。 人總喜歡走捷徑、希望不勞而獲，還以為走捷徑可以用最小的體力最快到達目的地。 捷徑並不好走，不但荊棘滿途，而且充滿危險，也沒人可以保證你走的路一定可到達終點。走長一點的路雖然會累一點，吃多一點苦，卻是唯一最快到達目的地的方法。正所謂「一分耕耘，一分收穫。 世上沒有免費的午餐，腳踏實地的去走每一步人生路才是明智之舉。人生的時間是有限的，機會也是有限的。 證嚴上人靜思法語：「不要走叉路、抄捷徑。因為所選擇的小路可能是條死巷、走不通，終究還是得回到原 路，反而平白多繞了許多路。」  年過 30 最常後悔的 10 件事，你中了幾項？ 人生中總有不少事情，使我們後悔沒有早知道，特別是生命中的每個不同階段，回過頭看過去自己所做的那些決定，往往會產生不一樣的看法。三十歲，一個正值青壯年時期，有著說長不長、說短不短在社會上打滾的經驗，有別於年輕的衝動，想法上逐漸臻於成熟。究竟年過三十的人，回顧自己的人生，最容易後悔的有哪些事情？ No.10 生小孩 網友說一覺到天亮從此成為不可能的任務，常常要起床哄小孩，充足的睡眠變成奢望；有時另一半不願分擔照顧小孩的責任，還會因此爭吵。雖然不少人覺得有了小孩後失去自己的生活，每天為此忙的團團轉，但實際上也有人認為，在外辛苦工作一整天，忙碌奔波回到家中，看到小孩稚嫩可愛的臉龐，反而會覺得一切都值得了。 No.9 念錯科系初 入社會找工作處處碰壁，往往會懷疑自己唸錯科系，不是覺得適合自己科系的職缺少就是起薪低，對於唸非理工科系的人來說尤其常見。等到出社會一段時間，熟悉就業市場的脈動後，發現正夯的職業與自己無緣，才又感嘆自己當初唸錯科系。不過工作也不一定要受限於自己大學所唸的科系，只要有熱忱，還是可以找到適合自己的工作。 No.8 沒有認真讀書 小時候父母最常說「現在不認真讀書長大會後悔」。但當我們在學生時代，總是盼著暑假、寒假，覺得唸書很痛苦、考試很煩人，大學只求 all pass，長大踏入社會，才發現書到用時方恨少，覺得自己欠缺工作上所需的知識或是懂得比別人少。看著別人能在專業領域上發揮所長，就會開始後悔自己以前沒好好學習，不禁感嘆年少不努力，老大徒傷悲。 No.7 沒多談幾段戀愛 逢年過節最常被親友詢問何時結婚，才驚覺自己不再年輕，過了只要彼此相愛就能克服一切的年紀，取而代之的是要考量現實種種條件。不少人因此後悔年輕時沒有多談幾段戀愛，失去從中學習更多經驗的機會，也錯失遇到更適合自己另一半的可能。如果現在談的感情最終還沒有結果，更會因此悔不當初！ No.6 念研究所 雖然有人後悔沒唸研究所，在工作後選擇在職進修；但也有不少人是後悔唸了研究所。不少人誤以為研究所學的是未來社會趨勢，出社會卻發現對工作沒有太大幫助，甚至覺得自己虛度光陰，浪費了兩年的時間。不如早點出社會獲得實務經驗，真的有所不足再回去進修也不晚。 No.5 沒有其它專長技能 許多人經常感嘆自己沒別的專長技能，羨慕別人在不同領域發光發熱。因為培養其他專長技能對我們來說沒有急迫性和足夠強烈的動機，才讓我們往往止步不前，覺得上班已經很累了，下班或是假日只想好好休息，很難花更多心力培養、學習新事物。（延伸閱讀：「努力不是什麼值得驕傲的事。」這 32 句職場真心話，長大的人才懂） No.4 沒存錢 相信你也曾在花錢的時候說服自己「錢沒有不見，只是變成自己喜歡的樣子」！為了犒賞自己辛勤工作，領到薪水就花掉沒什麼不對，但盲目追求物質上的享受，讓不少人因此淪為月光族，到了三十歲後才驚覺，工作了六、七年戶頭裡卻仍然是一場空。 No.3 買房、買車 不少人羨慕身邊朋友，年紀輕輕就買車買房，但光鮮亮麗的背後不一定都這麼美好！有些人辛苦打拚有了一筆積蓄，興沖沖的買房、買車，卻沒想到每個月的貸款才是噩夢開始，特別是對薪水沒有特別高的人來說，每個月光是房貸、車貸就扣掉一大筆錢，生活反而因此被壓的喘不過氣！ No.2 太早結婚 原以為是兩人互相扶持的幸福生活，卻是價值觀、生活習慣、未來規劃等不停摩擦的開始。有些人太早結婚，以為有愛就可以克服一切，婚後卻敗於現實種種，發現兩人世界不比一個人生活來的快樂。不可否認，步入婚姻需要的不是一時被戀愛沖昏頭的衝動，而是深思熟慮、經過長時間相處後才下的決定，只有找到一個價值觀相近、彼此能互相體諒的伴侶，才能牽手到白頭。 No.1 沒把身體顧好 現代人常常為了多賺點錢，努力打拼事業的同時，忽略了身體健康的重要性。尤其是仗著自己年輕有本錢，生活作息及飲食不規律，熬夜、抽菸、飲酒樣樣來，生病也不求助專業醫療，身體累積越來越多的毛病，直到年過三十，身體開始發出警訊才驚覺以晚。千萬不要以為自己還年輕，就可以不運動、不注重飲食習慣及生活作息，畢竟沒了健康就什麼都沒有了！ （本文出自網路溫度計）  自己的價值觀與目標愈清楚，就不會有這些問題。 所以，30歲以前，要一步一步理清楚，自己要的是甚麼？這是年輕時最重要的課題。 (惟智) 亞里斯多德: 卓越是一種習慣 今天介紹古希臘哲學家亞里斯多德的一段話：「重複的行為塑造出我們，所以，卓越不是一種行為，而是一種習慣。」 亞里士多德（Aristotle公元前384～前322），古希臘哲學家。柏拉圖的學生、亞歷山大大帝的老師，和柏拉圖、蘇格拉底（柏拉圖的老師）一起被譽為西方哲學的奠基者。亞里士多德的著作是西方哲學的第一個廣泛系統，包含道德、美學、邏輯、科學、政治和玄學，因此被譽為「最後一位精通所有知識的人」。 重複的行為，就是習慣，比如每天刷牙，既成為習慣，就是每天不假思索的行為。一旦養成，要去除不容易。我們自小就養成許多整潔的習慣，也可能會有些不太好的習慣，比如起床不整理床鋪，又或者習慣看電視看到很晚。不過，如果你養成了很好的習慣，比如在習慣睡前用一個小時閱讀，又或者習慣記日記，簡單寫下每天做的或第二天要做的事，如果這成為你的每天重複而且不能不做的行為，那就塑造出你自己，甚至塑造出卓越。 習慣是由不斷重複的行為養成的。壞習慣可以改，好習慣也可以養成。如果每天做一點點，比如每天起床都整理床鋪，花五分鐘坐下想想今天要做些甚麼，要帶甚麼出門。這樣，經過重複的行為，養成習慣，就會帶來好運。有人說過：命好不如習慣好。古羅馬作家西魯斯（Publilius Syrus，西元前四十二年）也說：「習慣具有強大的主宰力量。」 本文摘自香港電台第一台 (FM92.6-94.4) 李怡主持的《一分鐘閱讀》。該節目逢周一至周五播出，並存載於港台網站 (rthk.hk)。  積極拖延的 3 個好處 1. 「你以為我拖延，其實我在思考！」：善用發散思維 從專注模式切換到發散模式的大腦，讓你即使在沒有高度專注的狀況下也能在潛意識思考問題，找到最佳解。 還記得高中考國文前，老師千交代萬交代拿到考卷先翻到最後面看作文題目，確定了解題意才翻回前面開始寫，就是使用了發散思維很好的例子：利用專注模式寫選擇題的時候，讓大腦用發散思維準備作文。 很重要的一點是，必須先對任務有足夠的認識，發散思維才會奏效。 2. 完美的任務執行者：用最少的時間得到最大效益 積極拖延者有一個特徵，他們能夠很準確的評估完成這項任務所需的時間，並且在截止時間前交出成果。 這也就是為什麼在我們的求學經驗中，時不時會遇到平常完全沒在準備，一定要到考前臨時抱佛腳的同學，其中一些人的成績甚至會比平常按部就班準備考試的同學還好。 這樣「小考小玩，大考大玩，不考更要玩」的同學總是讓人恨得牙癢癢的，這類人就是積極拖延者。 這就是積極拖延者的好處之一：有足夠實力在最短時間內完成任務，而且成果還不差。 3. 狗急跳牆的 0 打擾世界：任務成果大躍進 當你在截止日前一天登出 FB 、 IG 、刪除手遊、關掉 YouTube ，坐在書桌前準備挑燈夜戰，很容易就能進入心流（ Flow）狀態。 心流狀態指的是：一個人將精神力完全投注在某項事物上面的感覺，通常伴有高度的興奮感及充實感。 心流狀態下，專注程度獲得顯著的提高、腎上腺素狂飆的緊張狀態、再加上積極拖延者對任務的完美掌握度，種種因素綜合下來，任務的完成度因此提高，巨大的正回饋讓積極拖延者的成就感爆棚，對高壓上癮。 如果你是一位積極拖延者，且現在的工作模式並沒有為你的生活帶來困擾，其實你不需要太大改變！ 積極拖延 vs. 消極拖延總結一下，「積極拖延」與「消極拖延」的幾大差異。 1. 行動：積極拖延者在前期會先做好任務的資料收集與思考，消極拖延者則完全不行動。 2. 心態：積極拖延者將趕死線視為一種挑戰且躍躍欲試，消極拖延者則感到巨大的焦慮與恐慌。 3. 成果：積極拖延者的任務完成度會維持在不錯的水準，消極拖延者則差強人意，甚至需要延期或打掉重練。 行動、心態、成果， 3 面向檢視你的拖延症屬性！  出口與藉口 有一次上「時間管理」的課程，我問大家：「各位覺得自己的時間大多浪費在哪兒？」 一位小姐遞了一張紙條過來，上面寫著：「我家住在桃園，公司在台北，每天來回必須花三小時在車上。雖然有座位，但是車上很吵，搖晃得很厲害，所以我不能在車上聽音樂、看書。我不想搬家，也不想換工作，更不願自己開車，前一天我總是睡得很飽，所以不必在車上補眠。請問我該如何節省這每天三小時？」 這位小姐的題目有挑戰老師的味道。我是這麼回答的： 在時間管理上，我們必須分辨：哪些事情是我們可以掌握的？哪些事情是我們不能掌握的？車上很吵，車子搖晃，這不是我們所能掌握的，自己能夠掌握的，就只有換工作、搬家或自己開車。也許想要和家人同住，所以不想搬家，這是可以理解的。自己很喜歡這份工作，捨不得換工作，也是可以被接受的。不換工作、不搬家、無法自己開車在車上聽錄音帶，剩下比較可以改變的，只有前一天少睡一、兩小時，利用這少睡的時間看書、準備功課、運動……然後，第二天再利用在車上的時間補眠。 可是這位小姐竟然每天在家還睡得飽飽的，第二天反而在車上發呆，別人還能提供什麼好方法呢？ 有一句話說：「上帝關了這扇門，會在另一個地方再開一扇窗。」當別人把自己的去路堵住時，一般人都會想辦法找別的出路。而這位小姐一再的把可能的解決方法都堵住，別人就很難幫上忙了。 電影「侏羅紀公園」有一句話：「生命總會找到牠的出口」這句話不但適合描述恐龍，更適合用在人類身上。我們要為自己的生命找出口，而不是為自己的失敗找藉口。 人的一生有許多難以取捨，困惑不已的鎖事所糾纏著， 這時所需的就是斷然的捨棄與明智的抉擇。唯一會限制我們的，是我們自己的決心。 終日抱怨感嘆原地踏步，盡是為自己找了大堆理由當藉口，永遠看不到出口在哪裡的。 一個人如果不能學會取捨，縱使僅是眼前的一小步，都會成為無限遠的距離。 跨過眼前的那一小步，再回頭必能豁然會心一笑，原來這麼簡單。 不能變通成了萬般藉口的泉源，放開目前不該擁有的才是成長。 別讓自己找了太多的藉口，困住您的前進的腳步，踏出那一步就是那麼簡單∼只要捨去而已。 證嚴上人靜思法語： 「世上沒有絕望的迷宮..... 只是一時找不到出口..... 世上也沒有做不到的事..... 只是還沒有靜下心來想出方法.....」  別急著開電腦收 MAIL！上班前 5 分鐘先做這件事，一天效率會更高 我總是抱著最大的企圖心展開一天。一早走進辦公室時，我心裡隱約知道自己想要做些什麼，然後坐下來，打開電腦，檢查電子郵件。兩個小時之後，我解決了一些人的問題，及時滅了幾場火，並把透過電腦和電話丟給我的問題處理掉了，但這時我已幾乎記不得，打開電腦時原本想要做什麼。我被突擊了，早該放聰明點的。 關鍵 18 分鐘，幫你完成重要的事日常生活的管理，必須成為一種習慣。這個習慣必須夠單純，才能日日實行；必須夠清楚，才能讓我們專注在優先事項；必須夠有效率，才不致造成阻礙；還必須夠全面，包括什麼要做、什麼不要做等等。這種習慣只占據每天的十八分鐘：
習慣的力量，就藏在它的可預期性。如果你一再以相同的方式完成相同的事，就能得到預期的結果。而以十八分鐘每日管理計畫來看，可預期的結果就是完成正確的事。 大部分工作取決於重複，因為反覆進行，我們才會對一件事在行。問題在於我們總是太早放棄。 多年前，我剛成立自己的顧問公司，莉莉那時還不是我們的客戶。我多次邀她見面，她卻一再取消我們的約會。她顯然不想和我見面，我幾乎放棄了。 但這時我了解到一件事，如果我能把情緒放一邊，不把遭拒當作是件令人沮喪的事，那麼打電話給她重約時間，只不過是兩分鐘的事，但卻可能帶來極大好處。 被拒絕多次後，我意外發現，我竟然開始享受這種試圖擠進窄門的過程。我的目標是不斷嘗試下去，直到我能對正確的人說出正確的話，我就擠進門了。 具備 3 條件，你能達成任何事這件事讓我相信，任何人可以達成任何事，只要具備三個條件： 1. 你想要達成 2. 你相信自己可以達成 3. 你享受嘗試達成的過程 在歷經多次取消約會之後，莉莉終於同意和我見面。那年，我們簽下一只大合約，十二年過去了，她仍是我們的客戶，而且仍會取消很多合約。 大部分的成功人士都擁有成長心態，他們利用失敗來自我改善，唯有學習讓他們感到自己聰明，而擁有固定心態的人，唯有當他們做對時，才會覺得自己聰明，所以，他們用盡辦法避免失敗，也因此不會有學習成長。 （本文整理、摘錄自《關鍵18分鐘》，天下文化）  你的拖延症有救了！——5招讓你和拖延症說拜拜小時候在暑假的最後一天才開始趕作業，長大了工作也是拖拖拖……對於很多人來說，拖延症像是揮之不去的噩夢，從小到大一路伴隨。雖然我們也知道動作應該快一點、做事要提前計劃，但這病好像從來沒被治好過。每當看到別人皺眉頭，在旁邊催著「快一點快一點」，心情就好糟…… 真的沒有辦法了嗎？ Jon Nastor在《Entrepreneur》上發文教學啦！他說，按照他的方法做，絕對管用，而且還可以跟這困擾已久的壞習慣說拜拜！ 到底怎麼做？他列舉了5個辦法： 1、一次只做一件事很多人之所以會拖拖拉拉，是因為工作太多，不想做，任務太大，不想做，所以就想等一下，再等一下……於是就拖到了最後。 其實，再大的案子，都能分成一個個小部分來完成。Nastor建議，把目標化小，按照順序來，一次只做一件事，既能做得開心，也能如期完成，就不會再拖拖拉拉了。 2、劃deadline為什麼公司佈置什麼任務，都一定會給一個最後期限？因為不管是對誰，deadline都有很好的約束力，它逼我們不得不完成任務。 Atari Corporation and Chuck E. Cheese Pizza的創辦人Nolan Bushnell說：「最終靈感總是在deadline前湧現。」本文作者Nastor也認為，如果不是deadline，任何工作都好像漫無目的、亂七八糟。所以，在做每件事之前，都給自己設定一個deadline，會非常有效率。 3、不要總是追求完美——做了再說很多人拖延，是因為他們覺得他們還沒想好；不想出一個完美的方案，他們誓不罷休。這樣雖然沒什麼不好，但真的會很費時，因為你也不能保證你到底要到什麼時候才能真正想出一個完美的方案。與其這樣，不如先做了再說，邊做邊改。第一次可能做出來只有80%，你慢慢完善，成品並不一定比你一開始就想好來得糟。 4、散步，不要再繼續想工作了！放鬆，放輕鬆，放空。讓腦子休息一下，到外面散會步，或者去運動一下都好。老是坐在辦公桌前，其實不會給你帶來什麼好處，反而會讓你煩躁不安。走一走再回來，不僅心情更愉悅，還會讓你的思緒更清晰喔。 5、工作！腳踏實地地做！著名作家Stephen King說：「真正專業的人，就是工作，不會像其他人那樣光在那邊妄想等靈感來敲門。」 不論如何，工作不會自己完成，一定是我們真的坐下、認真辦公才會做好。所以，不要再整天晃來晃去；早點做完，早點輕鬆。 原文出處：Entrepreneur  |
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